کانبان یک روش بسیار محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویسهایی است که بر دانشورزی تمرکز دارند. با این بستر میتوان به تصویرسازی کارها مشغول شد، بهرهوری را به بالاترین مقدار رساند و به صورت مداوم به بهبود محصولات و خدمات پرداخت. کارها در جایی به نام «برد کانبان» به نمایش در میآیند و اجازه میدهند امور را میان چندین تیم بهینهسازی کنید و حتی پیچیدهترین وظایف را نیز در محیطی واحد پیش ببرید. این مفهوم که ابتدا در کارخانهها به کار گرفته شد، در گذر زمان قلمرویی تازه را پدید آورد که تحت تصرف تیمهای توسعه نرمافزار چابک (Agile) است. این روزها در بسیاری از صنایع جهان کسبوکارهایی را داریم که کانبان را در آغوش گرفتهاند.
عبارت ژاپنی «کانبان» (kanban) به معنای «تخته بصری» یا «نشان»، از دهه ۱۹۵۰ میلادی تاکنون برای توصیف یک فرایند استفاده شده است. این فرایند برای نخستین بار توسط تویوتا توسعه یافت و به کار گرفته شد. در سمت دیگر ماجرا هم کلمه «Kanban» تصاحب شدهای داریم که به ظهور «روش کانبان» از سال ۲۰۰۷ میلادی به بعد اشاره میکند.
واحد Toyota Production System برای اولین بار از کانبان برای ساخت یک سیستم زمانبندی دقیق در فرایند تولید «ناب» (Lean) خود استفاده کرد. این شرکت اواخر دهه ۱۹۴۰ از فرایند تولید «درست به موقع» (Just in-time) پرده برداشت. این رویکرد، در واقع یک سیستم زنجیره تامین کششی بود. این یعنی تولید کاملا بر تقاضای مشتریان متکی بود و تویوتا دیگر از رویکردهای استاندارد برای تولید محصول و عرضه انبوه آن به بازار پیروی نمیکرد.
سیستم تولید منحصربهفرد و نبوغآمیز آنها بستر را برای «تولید لین» (تولید ناب) یا خیلی ساده «لین» فراهم آورد. فلسفه غایی تولید لین، کمینهسازی ضایعات بود، آن هم بدون اینکه فرایند تولید فدا شود. هدف اصلی هم ارزشسازی برای مشتریان است، بدون اینکه هزینههای بیشتری بر دوش سازمان بیفتد.
در ابتدا قرن ۲۱ میلادی، بازیکنان کلیدی در صنعت نرمافزار به سرعت متوجه این شدند که کانبان میتواند تغییری بزرگ و مثبت در چگونگی ارائه محصولات و خدمات ایجاد کند. با تمرکز مضاعف بر بهینگی و بهکارگیری تکنولوژیهای پیشرفته کامپیوتری، کانبان از قلمروی صنعت خودرو خارج و با موفقیت هرچه تمامتر در بخشهای تجاری پیچیدهتر مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرمافزار، تحقیق و توسعه و موارد مشابه پیادهسازی شد.
بنابراین آنچه ما امروز تحت عنوان «روش کانبان» میشناسیم در ابتدای سال ۲۰۰۷ میلادی ظهور پیدا کرد. روش کانبان نتیجه سالها تست، آزمایش و تلاشهای مشترک بازیگران جوامع لین و چابک است. اما روش کانبان چطور کار میکند؟
| قواعد مدیریت تغییر | قواعد ارائه خدمات |
| کار را با آنچه اکنون میدانی شروع کن | بر نیازها و انتظارات مشتری متمرکز باش |
| در پی تغییرات تدریجی و تکاملی باش | کار را مدیریت کن، نه کارگر را |
| رهبری در تمام سطوح را تشویق کن | شبکه خدمات را مدام بازبینی کن |
قواعد مدیریت تغییر
ادغام کردن فرایندهای از پیش تثبیت شده با ساز و کارهای شرکت به شکلی غیر مخرب، دنبال کردن تغییرات تدریجی و بهبود مداوم. بیایید نگاهی دقیقتر به قواعد مدیریت تغییر کانبان بیندازیم.
قاعده ۱: کار را آنچه اکنون میدانی شروع کن
کانبان این آزادی عمل را در اختیار شما میگذارد که روششناسیاش را روی جریانهای کاری، سیستمها و فرایندهای کنونی خود سوار کنید و در عین حال خللی در کارکردهای قبلی به وجود نیاید. در این روش درک میشود که فرایندها، سمتهای شغلی و عناوین، برای خود ارزشمند بوده و معمولا میارزد که دچار تغییر نشوند. اما طبیعی است که برخی مشکلات در سازمان شکلی برجستهتر به خود میگیرند و از سوی دیگر برخی برنامهها و چشماندازها باید دچار تغییر شوند تا این گذار به کانبان به غیر مخربترین شکل ممکن صورت بگیرد.
قاعده ۲: در پی تغییرات تدریجی و تکاملی باش
روش کانبان بهگونهای طراحی شده که باید با کمترین مقاومت روبهرو شود. این روش شما را به پیادهسازی تغییرات تدریجی و تکاملی کوچک در فرایندهای کنونی ترغیب میکند و از شما میخواهد بسترهای بهینهتری برای همکاری و دریافت بازخورد فراهم آورد. به صورت معمول باید از ایجاد تغییرات ناگهانی و بنیادین اجتناب کرد، زیرا به خاطر ترس یا عدم قطعیت، به طور یقین با مقاومت روبهرو خواهند شد.
قاعده ۳: رهبری در تمام سطوح را تشویق کن
رهبری در تمامی سطوح سازمان باعث میشود بتوان از خرد روزمره مردم استفاده کرد و راهکارهایی را در پیش گرفت که منجر به بهبود امور میشود. با اینکه اهمیت موضوع در نگاه نخست آنقدرها به چشم نمیآید، اما هر بینش کوچک و اضافهای منجر به بهبود مداوم ذهنیت میشود و میتوان به عملکردی بهینه در تمام سطوح تیمی یا دپارتمانی یا سازمانی دست پیدا کرد.
قواعد ارائه خدمات
کانبان قرار است رویکرد شما در توسعه را «سرویس-محور» کند. بنابراین از شما خواسته میشود که درکی عمیق از نیازهای مشتریان به دست آورید، شبکهای از خدمات بسازید که باعث میشود کارمندان خود قادر به منظمسازی امور باشند و اطمینان حاصل کنید که این سیستم به صورت مداوم به تکامل میرسد.
قاعده ۱: بر نیازها و انتظارات مشتری متمرکز باش
ارزشسازی برای مشتریان باید فلسفه مرکزی هر سازمانی باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان باعث میشود به کیفیت خدماتی که میرسانید و ارزشی که ایجاد میکنید، توجه نشان دهید.
قاعده ۲: کار را مدیریت کن، نه کارگر را
مدیریت کارها در شبکه خدمات باعث میشود قادر به اعتماد کردن به نیروها باشید و اجازه دهید خودشان به امور نظم بدهند. به این ترتیب میتوانید روی خروجی مطلوب متمرکز باشید و دیگر درگیر «نویزهای» مدیریت خرد کوچکترین امور مربوط به کارمندان نخواهید بود.
قاعده ۳: شبکه خدمات را مدام بازبینی کن
بعد از اتمام رویه توسعه، لازم است رویکردی سرویس-محور در پیش گرفته شود و مدام به بازبینی خدمات بپردازید تا فرهنگ خدمترسانی به مشتری شکل بگیرد. از طریق بازبینی مداوم شبکه سرویسها و سنجش قوانین کار پیادهسازی شده، کانبان شما را به بهبود همیشگی خروجی ترغیب میکند.
گامهای عملی در کانبان
هنگام پیادهسازی روش کانبان، هر سازمانی باید به فکر گامهای عملی هم باشد. شش گام عملی اصلی باید برداشته شوند تا پیادهسازی کانبان با موفقیت صورت بگیرد. گرچه رسیدن به درجه استادی در این گامها ضروری است، داریم راجع به فرایندی دائم در حال تکامل صحبت میکنیم. نزدیک به ۴۰ درصد از شرکتها میگویند گامها را به شکلی برداشتهاند که هنوز نیاز به بلوغ هرچه بیشتر دارند. بیایید موضوع را از نزدیکتر بررسی کنیم و ببینم گامهای عملی کانبان چه هستند.
- تصویرسازی جریان کاری
- محدود کردن کارهای در جریان
- مدیریت جریان
- شفافسازی قوانین فرایند
- پیادهسازی چرخههای بازخوردگیری
- همکاری برای بهبود
۱. تصویرسازی جریان کاری
برای تصویرسازی فرایند کار با سیستم کانبان لازم است یک برد با چند کارت و ستون داشته باشید. هر ستون در برد نشاندهنده گامی در جریان کاری شما به حساب میآید. هر کارت کانبان هم هر وظیفه را به نمایش میگذارد. خود برد کانبان هم تصویری کلی از وضعیت واقعی جریان کاری شما ترسیم میکند، همراه با تمام خطرات و پیشنیازها.
اولین و مهمترین چیزی که باید درک کنید، مدت زمان تبدیل شدن یک درخواست به محصولی قابل ارائه است. تشخیص اینکه جریان کاری در سیستم شما چه شکلی و شمایلی دارد باعث میشود در مسیر بهبود مداوم قرار بگیرید، عمدتا بدین خاطر است که همهچیز را پایش کرده و تغییرات ضروری را به وجود میآورید.
وقتی شروع به کار روی هر موردی میکنید، آن را از ستون «کارهایی که باید انجام شوند» بیرون میکشید و وقتی هم که به پایان میرسد، به ستون «انجام شده» منتقل میکنید. به این ترتیب میتوانید به سادگی روند پیشرفت را پایش و گلوگاهها را شناسایی کنید. طبیعتا برد کانبان شما میتواند ظاهری متفاوت داشته باشد و همهچیز وابسته به نیازها و فرایندهای بهخصوص خود شماست.
۲. محدود کردن کارهای در جریان (WIP)
یکی از کارکردهای اصلی کانبان، حصول اطمینان از این است که شمار کارهای در جریان و فعال تیم در هر زمان، در مقداری قابل مدیریت باقی میماند. اگر هیچ «محدودیت کارهای در جریانی» نداشته باشید، اصلا از کانبان استفاده نمیکنید. تغییر دادن نقطه تمرکز تیم در میانه راه معمولا به فرایند آسیب میزند و چندکاری هم باعث میشود اتلاف وقت و انرژی فراوان داشته باشید.
محدود کردن کارهای در جریان (Works in Progress یا WIP) به معنای پیادهسازی یک سیستم کششی روی بخشهایی از جریان کاری، یا تمام آن است. تعیین کردن تعداد محدودی از موارد در هر مرحله از توسعه باعث اطمینان از این میشود که یک کارت تنها زمانی به گام بعد انتقال مییابد که ظرفیت لازم در دسترس باشد. چنین محدودیتهایی به سرعت مشکلات موجود در جریان کاری شما را نمایان میکنند تا قادر به شناسایی و برطرف کردن آنها باشید.
۳. مدیریت جریان
مدیریت جریان راجع به مدیریت امور است، نه کارمندان. وقتی میگوییم جریان، منظورمان جابهجایی امور کاری در یک فرایند تولید است، آن هم با سرعتی پایدار و قابل پیشبینی.
یکی از اصلیترین اهداف پیادهسازی سامانه کانبان، فراهم آوردن جریانی روان و سالم است. به جای مدیریت خرد افراد و تلاش برای سرگرم نگه داشتن آنها در تمام اوقات، باید تمرکزتان را روی مدیریت فرایند کاری و درک این بگذارید که چطور میتوان از طریق سیستم، سریعتر به کارها رسیدگی کرد. این یعنی سیستم کانبان شما با سرعت بالاتری ارزشسازی میکند.
۴. شفافسازی قوانین فرایند
هیچوقت قادر به بهبود دادن چیزی که به خوبی درکش نکردهاید نخواهید بود. به همین خاطر است که فرایند شما باید به شکلی واضح تشریح، توزیع و اجتماعی شده باشد. مردم تا زمانی که باور نداشته باشند چیزی کارآمد است، تمایلی به مشارکت و همکاری بر سر آن نشان نخواهند داد.
وقتی همه با هدف مشترک تیم و سازمان آشنا باشند، میتوانند بهگونهای کار کنند و دست به تصمیماتی بزنند که اثری مثبت میگذارند. قوانین کاری که واضح بوده و به خوبی توصیف شده باشند – و از سوی دیگر، در زمان ضرورت قابل تغییر باشند – میتوانند قدرت خودسازماندهی امور را به مردم بدهند.
۵. چرخههای بازخورد
برای تیمها و شرکتهایی که میخواهند چابکتر ظاهر شوند، پیادهسازی «چرخههای بازخورد» (Feedback Loops) یکی از ضروریترین گامهاست. این چرخهها اطمینان حاصل میکنند که سازمانی به خوبی به تغییرات بالقوه پاسخ میدهد و دانش را با تمام ذینفعان پروژه به اشتراک میگذارد.
در روش کانبان پیشنهاد میشود که از چرخههای بازخورد هم در سطح تیمی استفاده شود و هم چرخههایی کاملا خدماتمحور داشته باشید.
یک مثال از چرخه بازخوردگیری سطح تیمی، جلسات روزانه کانبان در تیم است که وضعیت و جریان کار در آنها پایش میشود. با این جلسات میتوانید ظرفیتهای کنونی و پتانسیل بالا بردن سرعت ارائه محصول را بسنجید. این جلسه در مقابل برد کانبان انجام میشود و هر یک از اعضای تیم به دیگران میگویند که طی روز قبلی چه کردهاند و امروز نیز مشغول به چه کاری خواهند شد.
چرخههای خدماتمحور مانند عملیاتها، ارائه خدمات و جلسات مدیریت ریسک، همگی میخواهند منجر به همگامسازی شده و خدمات را به خوبی ارائه کنند. خروجی چنین بازنگریهایی – مانند درک اینکه چه چیزی بر ارائه خدمات تاثیر میگذارد – باید تبدیل به اصلیترین داده برای تصمیمگیریها شود تا شبکه خدمات شما همواره در حال بهبود باقی بماند.
اگرچه جلسات متمرکزی که شرکتکنندگان کمتری دارند در گذر زمان جزو بهینهترین رویکردها به حساب آمدهاند، دفعات برگزاری جلسات بازخوردگیری کانبان به درونمایه شرکت، ابعاد تیم و حوزه کاری بستگی دارد.
۶. همکاری برای بهبود (با روشهای علمی و مدلهای گوناگون)
راه دستیابی به بهبود دائمی و تغییرات پایدار در یک سازمان، پیادهسازی مشارکتی تغییرات است، البته با استفاده از روشها، بازخوردها و معیارهای اثبات شده و علمی.
فراهم آوردن فرهنگی سازمانی که در آن به تمام نظریههای اثبات شده و اثرات منفی یا مثبت آنها توجه شود، گامی حیاتی برای پرورش داده ذهنیتی متمرکز بر بهبود، از طریق تغییرات تکاملی به حساب میآید.
اصلیترین اصطلاحات دنیای کانبان که باید بدانید
کانبان در غاییترین حالت قرار است به شما در بهینهسازی جریان کارها و ارزشسازیها کمک میکند و این فرایندی است که از زمان ایدهپردازی آغاز شده و تا زمان ارائه خدمات به مشتریان ادامه پیدا میکند. اگرچه بهبود دادن فرایندهای کاری شما از این طریق آسان به نظر میرسد، کانبان در موارد بیشتری نسبت به تصویرسازی امور به شما یاری میرساند. برای اینکه بهترین و بیشترین استفاده را از این روش ببرید، لازم است به جزییات دقت کرده و با مهمترین اصطلاحات آشنا شوید. در ادامه برخی از این اصطلاحات را به صورت موجز بررسی میکنیم.
- برد کانبان (Kanban Board): برد کانبان یکی از اصلیترین اجزای روش کانبان به حساب میآید و میزبان تمام تصویرسازیهای شما از امور باقیمانده و انجام شده خواهد بود. این برد باید به حداقل ۳ بخش مختلف تقسیم شود: «کارهای درخواستی»، «کارهای در جریان» و «کارهای انجام شده» که هرکدام نمایانگر مراحل مختلف فرایند هستند.
- کارت کانبان (Kanban Card): کارتهای کانبان نشاندهنده وظایف و کارهای مختلفی هستند که در سراسر برد کانبان جابهجا میشوند. این کارتها حاوی اطلاعات مختلف مربوط به یک وظیفه هستند، چیزهایی مانند توضیحات، تاریخ تحویل، ابعاد و موارد این چنینی.
- ستونها (Columns): ستونها برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم میکنند و هرکدام نشاندهنده یک مرحله مجزا در جریان کاری شما هستند. هر برد کانبان از سه ستون پیشفرض تشکیل شده: کارهای درخواستی، کارهای در جریان و کارهای انجام شده. بسته به پیچیدگی فرایند کار، این مراحل میتوانند خود شامل ستونهای کوچکتر نیز باشند.
- خطوط مسئولیت (Swimlanes): اینها خطوطی افقی هستند که برد را به بخشهای مختلف تقسیم میکنند. تیمها از این خطوط مسئولیت برای جدا کردن انواع کارها از یکدیگر به شکل بصری استفاده میکنند و در واقع به دستهبندی وظایف مشغول میشوند.
- زمان چرخه (Cycle Time): زمان چرخه درست در لحظهای آغاز میشود که وظیفهای جدید در مرحله «در جریان» قرار میگیرد و یک یا چند نفر شروع به کار روی آن میکنند.
- زمان لید (Lead Time): زمان لید در لحظهای آغاز میشود که درخواست کار روی وظیفهای مشخص پدید میآید (مهم نیست که کسی روی آن کار میکند یا خیر) و تا زمان اتمام آن وظیفه و جدا شدنش از سیستم ادامه مییابد.
- توان عملیاتی (Throughput): شمار کارهای (به پایان رسیده) که در بازه زمانی مشخصی از درون یک سیستم یا فرایند عبور میکنند. توان عملیاتی یکی از اصلیترین نشانگرهای میزان بهینگی تیم شما در گذر زمان است.
- محدودیتهای کارهای در جریان (WIP Limits): محدود کردن کارهای در جریان به معنای محدود کردن شما وظایفی است که تیم به صورت همزمان به سراغ آنها میرود. هدف از این کار جلوگیری از سنگین شدن کار و جهیدن میان مفاهیم مختلف است.
- نرمافزار کانبان (Kanban Software): به سیستمی دیجیتالی اشاره دارد که اجازه میدهد رویکردها و قواعد کانبان را در تیمها و سازمانهای مختلفی با ابعاد گوناگون پیادهسازی کنید.
برد کانبان چه ویژگیها و اجزایی دارد؟
بردهای کانبان از کارتها، ستونها، خطوط مسئولیت و محدودیتهای کارهای در جریان استفاده میکنند تا تیمها هم قادر به تصویرسازی امور خود باشند و هم به شکلی موثر، جریان کاری را مدیریت کنند. بیایید هرکدام از این اجرا را به صورت جداگانه بررسی کنیم.
- کارتها: اینها نمایهای بصری از تکتک وظایف هستند. هر کارت اطلاعاتی راجع به وظیفه و وضعیت آن را شامل میشود و برای مثال میتوان به تاریخ تحویل، شخص مسئول، توضیحات و چیزهایی از این دست اشاره کرد.
- ستونها: هر ستون در برد نشاندهنده یک مرحله متفاوت در جریان کاری شما است. کارتها آنقدر در جریان کاری و میان ستونها جابهجا میشوند تا بالاخره به پایان برسند.
- محدودیتهای کارهای در جریان: این محدودیتها، میزان وظایف موجود در هر یک از مراحل جریان کاری شما را مدیریت میکنند. با پیادهسازی محدودیتهای صحیح میتوانید کاری کنید که تیم تنها روی تعداد مشخصی از وظایف متمرکز باشد و با سرعت بیشتری به آنها رسیدگی کند.
- خطوط مسئولیت: اینها خطوطی افقی هستند که اجازه میدهند فعالیتها، تیمها، نوع سرویسها و موارد این چنینی را از یکدیگر جدا و در واقع دستهبندی کنید.
- نقطه تعهد (Commitment Point): نقطه تعهد جایی در فرایند کاری است که یک مورد بهخصوص به پایان رسیده و برای پیادهسازی درون سیستم آماده است.
- نقطه ارائه (Delivery Point): نقطهای در جریان کاری که موارد و وظایف مختلف، پایانیافته در نظر گرفته میشوند.
انواع برد کانبان
به صورت کلی دو نوع برد کانبان داریم: دیجیتالی و فیزیکی.
- برد کانبان فیزیکی ساده ترین برد ممکن به حساب میآید و تیمها میتوانند از استیکرها (برای وظایف) و یک تخته سفید (به عنوان برد) استفاده کنند. فازهای کاری با ستونها نمایش داده میشوند و برچسبها نیز از یک مرحله به مرحله بعدی جابهجا خواهند شد.
- برد کانبان دیجیتالی از سوی دیگر یک راهکار نرمافزاری به حساب آمده و شکلی دسترسپذیرتر از همتای فیزیکی خود دارد. این شکل از بردها میتوانند تقریبا هرجایی و روی هر پلتفرم و دستگاهی در دسترس باشند تا همکاری میان اعضای تیم تسهیل شود. برخی راهکارهای دیجیتال بسیار انعطافپذیر نیز ظاهر میشوند و به مدیران اجازه میدهند به صورت همزمان به پایش چندین جریان کاری پرداخته و کارها را براساس دستهبندیهای مختلف منظم کنند.
برد کانبان چه مزایایی دارد؟
همینطور که در حال پیادهسازی این روش هستید، میتوانید کارها را کوچک شروع کرده و سپس قدم به قدم به سمت بهبودهایی پایدار و طولانیمدت در فرایندهای خود حرکت کنید. در نتیجه به سطوح بالاتری از بهرهوری دست پیدا میکنید، میزان استرس نیروها را کاهش میدهید و مهمتر از همه اینکه کیفیت بالاتر را به خدمات و محصولات خود میآورید. از جمله مزایای برد کانبان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- شفافیت بالاتر امور
- بهرهوری بالاتر تیمها
- انعطافپذیری بینظیر
- بهبود تمرکز تیم بر امور مهم
- کاهش اتلاف انرژی، زمان و پول
- همکاری بهتر میان اعضا
- پیشبینیپذیری بالاتر
- همسویی کارها با ارزشهای شرکت
چطور از برد کانبان استفاده کنیم؟
هنگام ساخت و فراهم آوردن برد کانبان، لازم است کار را با ساختاری ساده شروع کنید و سپس با بهبودهای مداوم، یک سیستم مدیریت جریان کاری به وجود آورید. هفت گامی که باید در این فرایند در پیش بگیرید را در ادامه آوردهایم.
۱. تصویرسازی جریان کاری روی برد
از برد کانبان برای کشیدن نقشه تمام مراحل موجود در فرایند کاری خود استفاده کنید. هنگام نگاه کردن به برد باید بتوانید درکی کاملا واضح از رویه کارها به دست آورید. بنابراین کار را با یک ساختار ساده شروع و برد را به چند بخش تقسیم کنید که هرکدام مراحل مختلف را به تصویر میکشند.
۲. گلوگاههای جریان کاری را پیدا کنید
برد کانبان ابزاری بینظیر برای تصویرسازی مشکلات بالقوه در فرایند شما به حساب میآید. منطق پشت ماجرا ساده است: اگر ستونی را میبینید که وظایف با سرعت بالایی به آن افزوده و با سرعت کمی از آن خارج میشوند، به طور یقین باید منتظر تلنبار شدن کارها باشید و مشکلات برای تمام تیم نیز عیان میشود. این موضوع میتواند هم ناشی از یک مشکل موقتی در فرایند باشد و هم یک گلوگاه بزرگ.
پیشنهاد میکنیم نقشه جریان کاری خود را به دقیقترین شکل ممکن ترسیم کنید تا تصویری واضح از مشکلات به دست آید.
برای مثال در یک برد کانبان ساده که تنها یک بخش «کارهای در جریان» دارد و انبوهی کارت وظایف در صف انتظار باقی ماندهاند، تشخیص اینکه چرا کارها پیش نمیروند و چه چیزی دارد تمام فرایند را دچار مشکل میکند چالشبرانگیز میشود. از سوی دیگر با کشیدن نقشه جریان کاری با بیشترین جزییات ممکن و ستونهایی مخصوص به تمام مراحل، میتوانید در یک نگاه متوجه شوید که کدام بخش از فرایند نیاز به بهبود دارد.
به محض اینکه از وجود ستونها و گلوگاههای دردسرساز باخبر شدید، دست به کار شوید و از وقوع مجدد مشکل جلوگیری کنید. سادهترین کار میتوانید محدود کردن کارهای در جریان در مراحل ابتداییتر باشد. به این ترتیب زمان بیشتری در اختیار «صاحبان» آن مرحله از فرایند میگذارید و اجازه میدهید گلوگاه را برطرف کنند. یک گزینه دیگر هم میتواند توزیع دوباره مسئولیتها و پیشنیازهای تیمی باشد. کانبان برای دستیابی به بالاترین سطح از انعطافپذیری طراحی شده و بنابراین شما هم در صندلی راننده باید برای اتخاذ تصمیماتی حیاتی آماده شوید.
۳. تمرکز و محدود کردن کارهای در جریان
برد کانبان راهی عالی برای جلوگیری از چندکاری یا مولتیتسکینگ در تیم به حساب میآید و برای دستیابی به این مهم لازم است بسته به ظرفیتهای خود، از محدودیتهای کارهای در جریان (WIP Limits) استفاده کنید. برای مثال هم میتوانید مجموع وظایفی که به صورت همزمان در برد قرار میگیرند را محدود کنید یا اینکه محدودیتهایی تکبهتک روی هر یک از مراحل جریان کاری اعمال کنید.
اگر میخواهید نرخ ارزشسازی برای مشتریان خود را بالاتر ببرید، لازم است تمام تیمها روی به پایان رساندن کارها متمرکز باشند و دائما کارهایی تازه را کلید نزنند.
به این ترتیب، از شروع شدن وظایف تازه جلوگیری میشوند و تمام تمرکز و توجه روی به پایان رساندن موارد قبلی معطوف خواهد بود. اینکه هرکسی بتواند ببیند هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار میکند، انگیزهای معرکه برای دستیابی به عملکرد بالاتر نیز به حساب میآید.
۴. استفاده از داشبورد کانبان برای کاهش اتلاف وقت در جلسات غیر ضروری
یکی از بزرگترین مزایای بهکارگیری برد کانبان این است که وقتی که قرار است در جلسات، گزارشهای پیشرفت و بسیاری دیگر از اختلالات غیر ضروری تلف شود را ذخیره میکنید. بنابراین از این برد به عنوان یک مخزن همیشگی برای اطلاعات بهره ببرید. این برد نشان میدهد که هرکسی در هر زمانی مشغول به چه کاری است. از سوی دیگر، هم شما و هم دیگر اعضای تیم از روند پیشرفت امور باخبر خواهید بود. بدین ترتیب نیاز به جلسات کمتری برای بررسی میزان پیشرفت پروژه خواهید داشت.
5. تصویرسازی موانع کاری
برد کانبان به شما اجازه میدهد مشکلاتی را تصویرسازی کنید که باعث میشوند تیم قادر به پایان دادن به کارهای خود نباشد. در یک برد فیزیکی معمولی، موانع معمولا با یک علامت یا پین قرمز رنگ به نمایش درمیآیند.
از سوی دیگر نرمافزارهای دیجیتالی راههای پیشرفتهتری برای نمایش موانع دارند (برای مثال یک علامت توقف روی کارها میگذارند). وقتی چیزی از ادامه دادن کارها روی یک وظیفه بهخصوص جلوگیری میکند، میتوانید علامت مسدود شدن را روی آن وظیفه بگذارید و به سراغ کاری دیگر بروید، بدون اینکه محدودیتهای کارهای در جریان شکسته شوند.
۶. اتوماسیون فرایندهای کاری
اتوماسیون و خودکار کردن عملیاتها راهی عالی برای فراهم آوردن یک سیستم مدیریت جریان کاری بالغ است. تیمها معمولا باید با وظایف تکراری سر و کله بزنند، تغییرات فوری را به همکاران خود اطلاع دهند، یادآورهایی برای ددلاینها تنظیم کنند و وظایف را به نرمترین شکل ممکن با یکدیگر تقسیم کنند. تمام این کارها وقت زیادی میگیرند، انرژی را هدر میدهند و اگر به صورت دستی انجام شوند، تمام سیستم را به آشوب میکشند.
به همین خاطر است که در بردهای کانبان مدرن میتوانید قوانینی برای اتوماسیون وظایف تعیین و جریان آنها را در سیستم بهینه کنید. به صورت معمول این قوانین با ساختار «اگر چنین بود، در آن صورت چنین شود» نوشته میشوند و میتوانید از برد دیجیتالی خود بخواهید که هر زمان اتفاقی مشخص افتاد، رویکردی از پیش تعیین شده را در پیش بگیرد.
بدین شکل فرایندهای تکراری به صورت کاملا خودکار پیش میروند، اعضای تیم از رسیدگی به اموری که وقت و انرژی را هدر میدهند بینیاز میشوند و در مجموع شاهد بهینگی هرچه بیشتر سیستم مدیریت جریان کار خواهید بود.
۷. پایش معیارهای کلیدی جریان کاری و بهبود
بردهای دیجیتالی میتوانند به صورت خودکار اطلاعات مربوط به چرخه زمان وظایف، زمان لید و دیگر معیارهای کلیدی سنجش عملکرد را جمعآوری کنند. بدین شکل قادر به اتخاذ تصمیماتی دادهمحور خواهید بود و نسبت به فرایند جمعآوری دستی داده، حسابی در وقت خود صرفهجویی میکنید.
منبع
بدون دیدگاه